Wat is inkoop?

De afdeling inkoop houdt zich binnen een bedrijf of organisatie bezig met alle inkoopwerkzaamheden. Je kunt hierbij denken aan het zoeken van producten, goederen of diensten en het bestellen of inkopen hiervan tegen de juiste voorwaarden en prijs.

Inkoop is een belangrijk deel van de bedrijfsvoering van organisaties, het betreft gemiddeld namelijk 70% van de omzet van bedrijven. Je vindt inkopers dan ook in vrijwel alle sectoren en branches, in zowel de publieke als private sector. Soms zijn inkoopafdelingen zo groot dat er dagelijks tientallen inkopers aan het werk zijn.

Shoppen met andermans portemonnee

Als professioneel inkoper koop je iets in voor een bedrijf, niet voor jezelf. Oftewel, je houdt je bezig met de inkoopbehoefte van een organisatie. Wat je inkoopt kan van alles zijn, en hangt af het bedrijf waarvoor je inkoopt. Denk bijvoorbeeld aan het inkopen van diensten op het gebied van facilitaire zaken, zoals beveiliging of schoonmaak, maar ook hout om keukenkastjes te produceren, verpakkingen om yoghurt in te doen of de materialen om een brug te bouwen. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Het gaat bij inkoop over zowel grote als kleine bedragen, zo kan je het ene moment aan het onderhandelen zijn over een paar honderd euro en het volgende moment over miljoenen.

Bepalen van de inkoopbehoefte

Voor het bepalen van de inkoopbehoefte ga je in gesprek met de interne klant, diegene binnen de organisatie die een bepaalde behoefte heeft. Je wil namelijk zo goed mogelijk in kaart brengen wat de behoeften, eisen en wensen van jouw interne klant zijn. Deze interne klant moet het product, de goederen of de dienst uiteindelijk gebruiken of inzetten.

Beoordelingscriteria voor offertes

Als de interne behoefte duidelijk is breng je de beoordelingscriteria in kaart, waarin je met de interne klant afstemt wat het meest belangrijk is. Is dit bijvoorbeeld de laagste prijs, de beste prijs-kwaliteitverhouding, of de mate van duurzaamheid? In het bepalen van die beoordelingscriteria wordt vaak ook het organisatiebeleid meegenomen. Wil een organisatie meer duurzaamheid realiseren? Dan zal dit een belangrijk criteria zijn voor het beoordelen van de offertes. Als je de beoordelingscriteria in kaart hebt gebracht ga je de markt op voor het opvragen van offertes. Heb je een passende leverancier gevonden dan onderhandel je over bijvoorbeeld de prijs en leg je de gemaakte afspraken zo goed mogelijk vast in een contract. Eigenlijk net zoals je als consument shopt, maar dan met de behoeften én portemonnee van iemand anders.

Publiek of privaat inkopen?

Je kunt inkopen bij organisaties in de publieke en in de private sector. De aanpak in de praktijk is niet helemaal hetzelfde.

De publieke sector zijn alle (semi)overheidsorganisaties. Je kunt hierbij denken aan ministeries, gemeenten en onderwijsinstellingen. De private sector zijn commerciële bedrijven, zij die een winstoogmerk hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan retail, productie- en mkb-bedrijven.

Commercieel of politiek

Een inkoper in het bedrijfsleven heeft een commerciële focus (bijvoorbeeld kostenreductie), waar de publieke inkoper meer bewust moet zijn van de politiek en bestuurlijke besluitvorming in die sector (bijvoorbeeld duurzaamheid en social return). Daarnaast moet jij je als inkoper in de publieke sector houden aan de Europese aanbestedingswet. De Aanbestedingswet geldt voor alle publieke organisaties in Nederland en is een wet die de aanbestedingsprocedures in Nederland voorschrijft. Alle publieke organisaties in Nederland zijn aanbestedingsplichtig. Deze aanbestedingsplicht geldt niet voor private organisaties. Binnen deze sector worden aanbestedingen vaak tenders genoemd.

Verschil in cultuur en regels

Ook binnen de publieke of private sector zitten grote verschillen tussen organisaties, de ene organisatie is simpelweg de andere niet. Alle organisaties hebben een andere cultuur en andere regels en gebruiken. Ga je bijvoorbeeld werken bij een hogeschool dan hebben ze daar een andere werkwijze en andere belangen dan bij het ministerie van Defensie, ook al moeten beide partijen zich houden aan de Europese aanbestedingswet. Hetzelfde geldt voor organisaties in de private sector. Er zit een groot verschil tussen de inkoopafdelingen van een bedrijf als Heineken en bijvoorbeeld een kleinere organisatie in de technische branche.

De Aanbestedingswet

Europees aanbesteden is een georganiseerde inkoopmethode, waarbij een opdrachtgever een voorgenomen opdracht bekendmaakt. In deze bekendmaking is een programma van eisen opgenomen, waarin staat welke eisen de opdrachtgever aan een product of dienst stelt. Aanbieders kunnen zich op een aanbesteding inschrijven door een offerte in te dienen. In de offertes staat bijvoorbeeld voor welke prijs en overige voorwaarden de aanbieder de uitvoering van de opdracht kan uitvoeren. Daarnaast kunnen kwalitatieve aspecten worden opgenomen, bijvoorbeeld de mate van duurzaamheid.

Gunning van de aanbesteding

Op een vooraf bepaalde datum sluit de inschrijving voor de aanbesteding. De opdrachtgever selecteert vervolgens de aanbieder of aanbieders die het beste voldoen aan de vooraf opgestelde criteria (bijv. laagste prijs of beste prijs-kwaliteitsverhouding). Het toekennen van de opdracht aan een aanbieder wordt in een aanbesteding 'gunning' genoemd.

Waarom bestaat deze wet?

Het doel van de aanbestedingswet is tweeledig, aan de ene kant wil men concurrentie tussen de aanbieders stimuleren en aan de andere kant krijgen alle geïnteresseerde partijen zo een gelijke, eerlijke kans om de opdracht te verkrijgen.

Strategisch, tactisch en operationeel inkopen

Arjan van Weele is de eerste inkoophoogleraar van Nederland en tevens adviseur voor vele grote internationale ondernemingen op het gebied van inkoop-, leveranciers-, en contractmanagement. Als je het inkoopvak inhoudelijk induikt, kom je veel boeken, theorieën en modellen van Van Weele tegen.

Zo heeft Van Weele in 1988 in een model onderscheid gemaakt tussen strategische, tactische en operationele inkoop. Kort beschreven benaderd hij de verschillende rollen als volgt:

  • Operationeel inkopen: het administratieve proces (bestellen, bewaken en nazorg);
  • Tactisch inkopen: het specificeren van eisen en wensen en het selecteren en contracteren van leveranciers;
  • Strategisch inkopen: de vertaling van het algemene bedrijfsbeleid naar inkoopdoelstellingen, inkoopbeleid en inrichting van de organisatie.

Waarom inkoper worden?

Als inkoper heb je de kans toegevoegde waarde te creëren. Zo kun je voor het bedrijf of de organisatie waar jij werkzaam bent een bijdrage leveren aan het innoveren van producten, de mate van duurzaamheid vergroten, toeleveringsrisico’s verkleinen of het bedrijfsresultaat verbeteren.

Het inkoopvak is constant in ontwikkeling en gaat mee met de trends en ontwikkelingen van dat moment. Digitalisering staat momenteel bijvoorbeeld hoog op de inkoopagenda, maar ook het inspelen op de schaarste van bepaalde grondstoffen of het op de markt komen van nieuwe, duurzamere producten.

Competenties van een inkoper

Een goede inkoper heeft niet een bepaald palet aan competenties. Wel zijn er een aantal aspecten aan het vakgebied waar je sowieso mee te maken krijgt. Een inkoper is een echte spin in het web en moet veel zaken tegelijk kunnen regelen en coördineren. Eigenlijk is een inkoper niet alleen een inkoper, maar ook een onderhandelaar, een teamplayer, een nieuwsgierig aagje, een waakhond én een strateeg.

De inkoper adviseert de interne klant, onderhandelt en houdt contact met leveranciers en wil constant op de hoogte zijn van nieuwe producten en trends en ontwikkelingen in de branche. Ook moet een inkoper snel handelen als er door bijvoorbeeld een vertraagde levertijd een kink in de kabel komt. Dit allemaal terwijl er overzicht wordt gehouden op het gehele inkoopproces en rekening wordt gehouden met de organisatiedoelstellingen.

Competenties waar je bij een inkoper aan kunt denken zijn:

  • Flexibiliteit
  • Samenwerken
  • Cijfermatig inzicht
  • Scherp onderhandelen
  • Snel schakelen
  • Commercieel inzicht
  • Zelfontwikkeling
  • Nauwkeurigheid

Wil je ook weten wat contractmanagement is?

Meer weten?

Neem direct contact op met Arien van der Harst via:

T. 0613069234
E. arien@in2talent.nl