9 Tips & Tricks voor startende consultants

Consultancy projecten, interim opdrachten en adviestrajecten bestaan er in vele soorten en maten. Of je nu strategisch advies levert, een bedrijf efficiënter helpt werken, crisissen oplost of nieuwe kennis komt brengen, als consultant kom je vaak voor dezelfde uitdagingen te staan. 

De 1e dag

Je hebt de sollicitatieprocedure of het klikgesprek doorstaan en je mag aan de slag! Vol enthousiasme verschijn je veel te vroeg op de afgesproken plaats. Daar blijkt je aanmelding nog niet geregeld te zijn. Je toegangspas is niet beschikbaar en je staat nog niet in het systeem. Gelukkig was je ruim op tijd en kan je, je kersverse manager bellen, die blijkt echter te zijn vergeten dat je vandaag al kwam en staat voorlopig nog ergens vast op de ring. Gelukkig is de receptioniste vriendelijk en zijn er liters koffie om je dit eerste uurtje door te helpen.

Eenmaal binnen dribbel je achter je manager aan de afdeling op. Nieuwsgierige ogen kijken je van alle kanten aan, hier en daar schud je wat handjes en probeer je driftig de eerste namen te onthouden. Aangekomen bij je flexplek wordt de IT-afdeling gebeld voor de nodige hard- en software. Helaas zijn nog niet alle autorisaties rond, waardoor je de eerste dagen toch als een caveman zonder laptop zal moeten doorbrengen. Om de komende dagen toch door te komen krijg je een stapel papieren zodat je je vast kan inlezen. Na een rondje over de afdeling, word je aan je lot overgelaten, want tja, er is immers werk te doen.

De 1e week

De eerste dag heb je overleefd. Iets zelfverzekerder stap je het gebouw binnen. Je toegangspas ligt inmiddels klaar. Met het slaap net uit je ogen gewreven moet je alleen nog even op de foto en je bent good to go. Eenmaal op je plek ga je verder met het doornemen van je stapel papierwerk. Je probeert de scherp vormgegeven stroomdiagrammen en organisatiestructuren te begrijpen en highlight wat voor jou belangrijk lijkt te zijn. Omdat de ICT benodigdheden toch nog even op zich laten wachten krijg je van je opdrachtgever een lijst met namen van mensen waarmee je maar eens koffie moet drinken. Via het smoelenboek probeer je er achter te komen wie deze mensen zijn en stap je op ze af. Je stelt jezelf voor en probeert er achter te komen wat de rol van deze mensen is. Regelmatig krijg je te horen dat ze ergens volgende week wel tijd hebben. Leuk en aardig, maar daar schiet je nu natuurlijk niet zoveel mee op.

De rest van de week bivakkeer je een beetje onder de vleugels van je opdrachtgever en je directe collega’s. Je begint langzaam door te krijgen hoe de organisatiecultuur in elkaar steekt. Je wordt meegenomen naar vergaderingen waarin een hoop termen en afkortingen voorbij komen die je naarstig probeert te ontcijferen. Gelukkig biedt Google uitkomst en zo niet dan schiet je een paar collega’s aan die druk staan te discussiëren bij de koffiemachine. Op vrijdag kan de vlag uit, want eindelijk is de langverwachte laptop, mét autorisaties daar. Opgestart en klaar voor de start, kom je erachter dat je zakelijke e-mailadres al wel actief was, waardoor je de rest van de dag bezig bent met het lezen en sorteren van de vele e-mails. Maar hé, je kunt nu eindelijk echt beginnen!

De 1e maand

Na een paar weken begin je te landen binnen de organisatie. Je weet de juiste mensen te vinden en kunt aan de slag met concrete taken. Samen met je opdrachtgever bepaal je waar de ruimte voor verbetering ligt en begin je met het analyseren van de data (die natuurlijk nooit helemaal accuraat is). Wanneer je de eerste analyses en verbetervoorstellen presenteert in de maandelijkse teammeeting, merk je dat een aantal van je collega’s toch minder enthousiast is over jou komst dan ze in de eerste instantie lieten blijken. Je voelt de weerstand als de manager begint over het “doorbreken van de status quo” en ziet hier en daar wat verontruste blikken. Vol goede moed neem je de leiding in het project en neem je je collega’s mee in het proces. Je probeert ze de meerwaarde te laten zien van deze nieuwe manier van werken. Daar willen ze nog niet altijd aan, maar over die nieuwe uniforme templates zijn ze toch wel te spreken. Gaandeweg leer je hoe je het beste kunt schipperen tussen deze collega’s en je opdrachtgever en begin je te ervaren hoe je daadwerkelijk waarde kan toevoegen binnen deze organisatie. Voor je het weet heb je zelfs al je vaste lunchgroepje en praat je in de organisatieslang mee tijdens de koffiepauze. Want ja, om de COVI meeting van volgende week te halen moet er toch echt een klap gegeven worden op de voorgestelde KPI’s.

De toekomst

De bovenstaande tijdlijn is natuurlijk geschreven met een knipoog. Toch herkent iedereen waarschijnlijk wel een van deze situaties. Hoe los je dit nou op? Waar moet je rekening mee houden bij het starten van een nieuwe opdracht en hoe zorg je ervoor dat je zo snel mogelijk van start kunt? Onderstaande tips bieden wellicht uitkomst;

1. Stuur een week voor het starten van de opdracht een mail naar de opdrachtgever om af te stemmen wat er nodig is voor een vliegende start. Moet je bijvoorbeeld zelf zorgen voor een laptop of krijg je die daar, waar moet je, je melden? Dit kan tevens dienen als een wake-up call voor de desbetreffende persoon om deze zaken voor je te regelen.
2. Maak kennis met de afdeling. Wanneer dit niet door je opdrachtgever wordt geïnitieerd, plan dan zelf koffie en lunch afspraken in met mensen. Wees nieuwsgierig, stel vragen en laat ze vooral ook veel vertellen. Maak aantekeningen wanneer nodig en vraag naar tips & tricks binnen de organisatie.
3. Blijf niet afwachtend als mensen “druk” lijken te zijn. Wees beleefd en vraag of ze tijd hebben om een aantal vragen te beantwoorden. Zo niet, plan een afspraak met ze in. Je zult merken dat iedereen eigenlijk wel tijd wil maken om iets over zijn/haar dagelijkse bezigheden te vertellen.
4. Gebruik de eerste periode om de organisatie breed te bekijken. Je hebt nu nog een volledig frisse blik. Wees alert op wat je ziet gebeuren op de werkvloer of bijvoorbeeld in de pantry. Probeer te begrijpen hoe de verschillende afdelingen samenwerken en hoe de verhoudingen binnen de organisatie zijn vastgelegd.
5. Neem niet alles wat je verteld wordt zomaar aan. Ga zelf op onderzoek uit, vraag door en probeer verschillende invalshoeken te vinden.
6. Maak je eerste bevindingen bespreekbaar zonder hier een oordeel op te hebben. Merk je bijvoorbeeld dat mensen vaak te laat komen op afspraken? Wees hier open over en vraag hoe anderen dat ervaren (wellicht is het wel heel normaal en hoort dat bij de organisatiecultuur).
7. Ga niet “vertellen” hoe het moet (bijvoorbeeld met het implementeren van een nieuwe manier van werken). Stel kritische vragen en zet de mensen aan het denken. Laat je collega’s er zelf achter komen waarom deze verandering (dan wel niet) gewenst is.
8. Wees eerlijk naar je opdrachtgever en peil tussentijds hoe het gaat. Voldoe je aan de verwachtingen? Waar mag je scherper op zijn? Vraag om feedback maar schroom ook niet om deze op een goede manier te geven. ­
9. Wees jezelf!