Consultancy projecten, interim opdrachten en adviestrajecten bestaan er in vele soorten en maten. Of je nu strategisch advies levert, een bedrijf efficiënter helpt werken, crisissen oplost of nieuwe kennis komt brengen, als consultant kom je vaak voor dezelfde uitdagingen te staan.
Je hebt de sollicitatieprocedure of het klikgesprek doorstaan en je mag aan de slag! Vol enthousiasme verschijn je veel te vroeg op de afgesproken plaats. Daar blijkt je aanmelding nog niet geregeld te zijn. Je toegangspas is niet beschikbaar en je staat nog niet in het systeem. Gelukkig was je ruim op tijd en kan je, je kersverse manager bellen, die blijkt echter te zijn vergeten dat je vandaag al kwam en staat voorlopig nog ergens vast op de ring. Gelukkig is de receptioniste vriendelijk en zijn er liters koffie om je dit eerste uurtje door te helpen.
Eenmaal binnen dribbel je achter je manager aan de afdeling op. Nieuwsgierige ogen kijken je van alle kanten aan, hier en daar schud je wat handjes en probeer je driftig de eerste namen te onthouden. Aangekomen bij je flexplek wordt de IT-afdeling gebeld voor de nodige hard- en software. Helaas zijn nog niet alle autorisaties rond, waardoor je de eerste dagen toch als een caveman zonder laptop zal moeten doorbrengen. Om de komende dagen toch door te komen krijg je een stapel papieren zodat je je vast kan inlezen. Na een rondje over de afdeling, word je aan je lot overgelaten, want tja, er is immers werk te doen.
De eerste dag heb je overleefd. Iets zelfverzekerder stap je het gebouw binnen. Je toegangspas ligt inmiddels klaar. Met het slaap net uit je ogen gewreven moet je alleen nog even op de foto en je bent good to go. Eenmaal op je plek ga je verder met het doornemen van je stapel papierwerk. Je probeert de scherp vormgegeven stroomdiagrammen en organisatiestructuren te begrijpen en highlight wat voor jou belangrijk lijkt te zijn. Omdat de ICT benodigdheden toch nog even op zich laten wachten krijg je van je opdrachtgever een lijst met namen van mensen waarmee je maar eens koffie moet drinken. Via het smoelenboek probeer je er achter te komen wie deze mensen zijn en stap je op ze af. Je stelt jezelf voor en probeert er achter te komen wat de rol van deze mensen is. Regelmatig krijg je te horen dat ze ergens volgende week wel tijd hebben. Leuk en aardig, maar daar schiet je nu natuurlijk niet zoveel mee op.
De rest van de week bivakkeer je een beetje onder de vleugels van je opdrachtgever en je directe collega’s. Je begint langzaam door te krijgen hoe de organisatiecultuur in elkaar steekt. Je wordt meegenomen naar vergaderingen waarin een hoop termen en afkortingen voorbij komen die je naarstig probeert te ontcijferen. Gelukkig biedt Google uitkomst en zo niet dan schiet je een paar collega’s aan die druk staan te discussiëren bij de koffiemachine. Op vrijdag kan de vlag uit, want eindelijk is de langverwachte laptop, mét autorisaties daar. Opgestart en klaar voor de start, kom je erachter dat je zakelijke e-mailadres al wel actief was, waardoor je de rest van de dag bezig bent met het lezen en sorteren van de vele e-mails. Maar hé, je kunt nu eindelijk echt beginnen!
Na een paar weken begin je te landen binnen de organisatie. Je weet de juiste mensen te vinden en kunt aan de slag met concrete taken. Samen met je opdrachtgever bepaal je waar de ruimte voor verbetering ligt en begin je met het analyseren van de data (die natuurlijk nooit helemaal accuraat is). Wanneer je de eerste analyses en verbetervoorstellen presenteert in de maandelijkse teammeeting, merk je dat een aantal van je collega’s toch minder enthousiast is over jou komst dan ze in de eerste instantie lieten blijken. Je voelt de weerstand als de manager begint over het “doorbreken van de status quo” en ziet hier en daar wat verontruste blikken. Vol goede moed neem je de leiding in het project en neem je je collega’s mee in het proces. Je probeert ze de meerwaarde te laten zien van deze nieuwe manier van werken. Daar willen ze nog niet altijd aan, maar over die nieuwe uniforme templates zijn ze toch wel te spreken. Gaandeweg leer je hoe je het beste kunt schipperen tussen deze collega’s en je opdrachtgever en begin je te ervaren hoe je daadwerkelijk waarde kan toevoegen binnen deze organisatie. Voor je het weet heb je zelfs al je vaste lunchgroepje en praat je in de organisatieslang mee tijdens de koffiepauze. Want ja, om de COVI meeting van volgende week te halen moet er toch echt een klap gegeven worden op de voorgestelde KPI’s.
De bovenstaande tijdlijn is natuurlijk geschreven met een knipoog. Toch herkent iedereen waarschijnlijk wel een van deze situaties. Hoe los je dit nou op? Waar moet je rekening mee houden bij het starten van een nieuwe opdracht en hoe zorg je ervoor dat je zo snel mogelijk van start kunt? Onderstaande tips bieden wellicht uitkomst;