Ben jij een trusted procurement officer?

De inkoper als een trusted officer, een moderne functiebenaming waar je ‘u’ tegen zegt.  Laat het nog even op je inwerken: de ‘trusted procurement officer’ of kort TPO! Hij of zij is expert in het inkoopvak, is helder in z’n uitleg en vooral betrouwbaar. Verdiept zich in de achtergronden en behoeften van de interne opdrachtgever. Het gaat bij de trusted officer niet alleen om de kwaliteit van het advies, maar vooral ook om wat je daadwerkelijk bereikt met je advies. Onbevooroordeeld, onkreukbaar en in het belang van de interne opdrachtgever.

De trusted procurement officer heeft oog voor de waardeperceptie, vraagt zich af of hetgeen moet worden ingekocht, daadwerkelijk voldoet aan de behoefte van de opdrachtgever. Hij realiseert zich dat zaken doen met een bepaalde leverancier of zelfs een specifiek merk, wellicht meer impact heeft op de waardeperceptie dan alleen een prijscomponent. Van belang is dat de trusted procurement officer die perceptie weet te achterhalen en professioneel in staat is om minstens gelijkwaardige alternatieven aan te bieden met behulp van een professioneel inkoopproces, uiteraard tegen de beste condities.

Maar echt trusted bij inkoop, kan dat wel?

In praktijk zien we helaas veel gevallen waar inkopers, enigszins 'gekleurd' door de eigen inhoud en oplossingen wel ‘horen’ maar niet ‘echt luisteren’, om vervolgens vooral te zenden en hun eigen oplossingen en voordelen te presenteren. Ook bestaat er een spanningsveld zodra inkoop primair gewaardeerd wordt door het management als 'prijsknaller', waarbij laagste prijs juist de gepercipieerde waarde is. Deze financiële interesse blijkt vooral voor hen die worden afgerekend op financiële resultaten (directie, controllers, budgethouders, projectleiders). Alle overige collega’s in de organisatie zijn vaak helemaal niet bezig met laagste prijs en ervaren de focus op kosten vooral als een bedreiging voor het realiseren van hun eigen doelstellingen. En laat daar nu juist een enorme kans liggen voor een trusted procurement officer, één die zowel de belangen van de collega’s en de financials op elkaar weet af te stemmen.

Mensen vertrouwen mensen

Een gewaardeerde en vertrouwde inkoopprofessional ben je niet zomaar. Een vertrouwensrelatie moet je verdienen en is ook wederkerig. De trusted procurement officer moet ‘z’n sporen verdienen’ en krediet opbouwen en collega’s moeten mee willen werken. De vereiste competenties lijken op die van consultants en zijn gericht op communicatie, inhoud en structuur. Om een gewaardeerde en vertrouwde inkoopprofessional te worden zoeken we niet de inkoper die “bepaald wat goed is voor de opdrachtgever”, maar één die…

  • wil weten wat de opdrachtgever als persoon beweegt.
  • de dynamiek van een inkoopbehoefte weet te achterhalen.
  • -aarde wil toevoegen aan de omgeving van de opdrachtgever.
  • commitment vraagt m.b.t. de voortgang.

Je kunt vertrouwen niet forceren, een relatie groeit omdat je open en eerlijk durft te zijn. Omdat je soms ook minder sympathieke adviezen durft te geven, maar ook door jouw inspiratie, enthousiasme en passie voor het inkoopvak. Dit vergt lef, visie en het ondernemen van acties buiten je comfortzone. Realiseer je dat: “mensen vertrouwen geen organisatie, overheden, bedrijven en instellingen… mensen vertrouwen uiteindelijk mensen, zelfs binnen de inkoop!”