Wat is contractmanagement?

Contractmanagement gaat over het duidelijk en transparant afspreken, vastleggen, beheren én bewaken van gemaakte afspraken met leveranciers. Je stuurt als contractmanager actief aan op het naleven van deze afspraken en het verwerken van bijvoorbeeld wijzigingen in reeds getekende contracten.

De rol van contractmanagement binnen een organisatie

Contractmanagement kan van echte waarde voor een organisatie zijn. Zo verdwijnen contracten door juist contractmanagement niet in een archief, maar worden ze volledig nageleefd en benut.

Ook kan contractmanagement bijdragen aan risicobeheersing voor een organisatie. Als alle afspraken duidelijk en concreet zijn vastgelegd, is er namelijk weinig ruimte voor eigen interpretatie. In contracten wordt ook de voorgeschreven wet- en regelgeving meegenomen. Een contractmanager kan er verantwoordelijk voor zijn dat dit correct in het contract is opgenomen en wordt nageleefd. Als een contract niet goed gemanaged wordt, zijn daar risico’s aan verbonden. Denk hier bijvoorbeeld aan het mislopen van afgesproken kortingen, het dubbel betalen van facturen of gebrekkige leveringen.

Tot slot bewaak je met contractmanagement de kwaliteit van geleverde goederen en diensten. Door het contract continu te evalueren voelt de leverancier zich als het ware ‘verplicht’ te blijven ontwikkelen en verbeteren.

Wat doet een contractmanager?

Als contractmanager houd jij je bezig met het opstellen van alle contracten voor een bedrijf. Je bent constant bezig met het optimaliseren van de samenwerking met aannemers en leveranciers om zo bij te dragen aan aspecten zoals de kwaliteit, kosten of levertijd van de te leveren goederen of diensten.

Bijdragen aan de organisatiedoelstellingen

Je kunt er als contractmanager voor zorgen dat het naleven en bewaken van contracten direct bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen van jouw organisatie.

Stel, je werkt voor een organisatie waar duurzaamheid hoog op de agenda staat. De afdeling inkoop gaat op zoek naar nieuw kantoormeubilair en vindt een leverancier die aangeeft alleen duurzame materialen te gebruiken. Als contractmanager ben jij er bij als er afspraken met de leverancier worden gemaakt. Jij denkt over alles na: Welke onderdelen van de nieuwe bureaus zijn bijvoorbeeld circulair? Gaan we de stoelen weggooien als ze kapot gaan of komt de leverancier ze maken? Waar komt het hout vandaan dat ze gebruiken?

Met de inkoper en leverancier maak je afspraken over de antwoorden op al deze vragen. Je legt deze afspraken vast in een contract en beheert en bewaakt ze. Op deze manier zal de leverancier zich blijven inzetten voor het leveren van duurzame producten. Eigenlijk zorg je er als contractmanager simpelweg voor dat de leverancier ook daadwerkelijk doet wat er is afgesproken. Op die manier draag je direct bij aan de duurzame doelstelling van de organisatie.

Contractmanagement is bij elke organisatie anders

Contractmanagement is bij iedere organisatie anders ingericht. Het werkt dus niet altijd zoals hierboven beschreven. Wie waarvoor verantwoordelijk is en wat er precies onder het contractmanagement valt, kan per bedrijf enorm verschillen. Ook zijn er bij sommige organisaties juridische afdelingen die de contracten maken, of zijn er bedrijven waarbij de werkzaamheden van de contractmanager binnen het takenpakket van de inkoper vallen.

Als je de belangrijkste inkooptrends- en ontwikkelingen van de laatste jaren bekijkt, kom je contract- en leveranciersmanagement keer op keer tegen. Hoewel de inkoopwereld continu in ontwikkeling is, blijft de samenwerking met leveranciers en het optimale uit een contract halen een belangrijke trend. Dit zie je ook terug binnen organisaties, waar de rol van de contractmanager steeds meer betekenis krijgt en er meer en meer contract- en leveranciersmanagement posities ontstaan.

Wat is leveranciersmanagement?

Naast het bewaken van de contractuele afspraken en helpen met het behalen van organisatiedoelstellingen, kan contractmanagement bijdragen aan de relatie met de leverancier. Heb je een goede relatie met jouw leveranciers? Dan voelen zij meer vrijheid om bijvoorbeeld met innovatieve ideeën te komen.

Intensieve samenwerking met leveranciers

Als jij binnen jouw organisatie op zoek gaat naar de belangrijkste leveranciers en hier een intensieve samenwerking mee aangaat, dan noemen we dat leveranciersmanagement. Eigenlijk is leveranciersmanagement het verlengde van contractmanagement. Je zet samen met de leverancier net even dat extra stapje. Een mogelijkheid om meer te investeren in de samenwerking met jouw leveranciers, is bijvoorbeeld de frequentie van het contact dat je met jouw leveranciers hebt.

Proces verbeteren en optimaliseren

Waar je voorheen alleen contact opnam nadat er iets misging, bijvoorbeeld als de afgesproken levertijd niet werd gehaald, doe je dat in het geval van een intensieve samenwerking ook als er iets goed is gegaan. Je gaat met elkaar in gesprek over wat er goed gaat en wat er beter kan, om zo samen te kijken of je het proces ook op andere plekken kan verbeteren en optimaliseren. Hiervoor is het belangrijk dat je niet alleen je eigen doelstellingen, maar ook de doelstellingen van de leverancier in gedachten houdt.

Wat doet een contractbeheer?

Naast de contractmanager is er binnen organisaties vaak ook een contractbeheerder. De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het goed opslaan en verwerken van de documenten en gegevens. Dat wordt vaak gedaan in een contractbeheersysteem, een digitaal systeem waarin alle contracten van de organisatie in staan en dus ook alle contractgegevens, zoals de inhoud van het contract, het opzegdatum, de begindatum en einddatum.

Besparen op kosten

Als contractbeheerder zorg je dat alle contractinformatie op het juiste tijdstip en de juiste plaats aanwezig is. Als voorbeeld: het komt vaak voor dat er facturen betaald worden, terwijl er eigenlijk geen contract is met die partij. De oorzaak daarvoor is bijvoorbeeld het gebrek aan een opzegdatum. Als die er niet is, kan een contract stilzwijgend verlengd worden. Dat kan hoog oplopen in de kosten. Met goed contractbeheer kan dat worden voorkomen. Je kan daardoor als contractbeheerder van grote toegevoegde waarde zijn voor een organisatie.

Contracteigenaar

Behalve een contractmanager en contractbeheerder is er ook een contracteigenaar. De contracteigenaar is degene die het contract heeft getekend, de eindverantwoordelijke.

Hoe word je contractmanager?

Een goede contractmanager bezit niet een bepaald palet aan skills. Wel zijn er een aantal aspecten in het vakgebied waar je in ieder geval mee te maken krijgt.

Als contractmanager ben jij natuurlijk diegene die alle activiteiten die voortkomen uit het contractmanagement uitvoert in opdracht van de contracteigenaar. Zo manage je proactief en operationeel alle gemaakte afspraken, verplichtingen, verwachtingen en doelstellingen met betrekking tot het contract. Je bent betrokken vanaf het moment dat de handtekening is gezet, tot het moment dat het contract afloopt. Je werkt hiervoor veel samen, bijvoorbeeld met de contracteigenaar, maar je overlegt ook met de contractmanager van de leverancier en andere betrokkenen bij het proces. Het is dan ook belangrijk dat je als een soort kameleon met verschillende soorten mensen kan omgaan.

Competenties van een contractmanager

Competenties waar je bij een contractmanager aan kunt denken zijn:

  • Samenwerken
  • Analytisch
  • Oog voor detail
  • Flexibel
  • Oplossingsgericht
  • Luisteren
  • Klantgericht
  • Zelfontwikkeling
  • Plannen en organiseren
  • Stressbestendig

Wil je ook weten wat inkoop is?

Arien van der Harst

Neem direct contact op met Arien van der Harst via:

T. 0613069234
E. Arien@in2talent.nl