Inkoop is het zoeken van producten, goederen of diensten en het bestellen of inkopen hiervan tegen de juiste voorwaarden en prijs.
Als professioneel inkoper koop je iets in voor een bedrijf, niet voor jezelf. Oftewel, je houdt je bezig met de inkoopbehoefte van een organisatie. Wat je inkoopt kan van alles zijn, en hangt af het bedrijf waarvoor je inkoopt. Denk bijvoorbeeld aan het inkopen van diensten op het gebied van facilitaire zaken, zoals beveiliging of schoonmaak, maar ook hout om keukenkastjes te produceren, verpakkingen voor yoghurt of de materialen om een brug te bouwen. Kortom, de mogelijkheden zijn eindeloos. Het gaat bij inkoop over zowel grote als kleine bedragen, zo kan je het ene moment aan het onderhandelen zijn over een paar honderd euro en het volgende moment over miljoenen.
Voor het bepalen van de inkoopbehoefte ga je in gesprek met de interne klant, diegene binnen de organisatie die een bepaalde behoefte heeft. Je wilt namelijk zo goed mogelijk in kaart brengen wat de behoeften, eisen en wensen van jouw interne klant zijn. Deze interne klant moet het product, de goederen of de dienst uiteindelijk gebruiken of inzetten.
Als de interne behoefte duidelijk is breng je de beoordelingscriteria in kaart, waarin je met de interne klant afstemt wat het meest belangrijk is. Is dit bijvoorbeeld de laagste prijs, de beste prijs-kwaliteitverhouding of de mate van duurzaamheid? In het bepalen van die beoordelingscriteria wordt vaak ook het organisatiebeleid meegenomen. Wil een organisatie meer duurzaamheid realiseren? Dan zal dit een belangrijk criteria zijn voor het beoordelen van de offertes. Als je de beoordelingscriteria in kaart hebt gebracht ga je de markt op voor het opvragen van offertes. Heb je een passende leverancier gevonden dan onderhandel je over bijvoorbeeld de prijs en leg je de gemaakte afspraken zo goed mogelijk vast in een contract. Eigenlijk net zoals je als consument shopt, maar dan met de behoeften én portemonnee van iemand anders.
Je kunt inkopen bij organisaties in de publieke en in de private sector. De aanpak in de praktijk is niet helemaal hetzelfde.
De publieke sector omvat alle (semi)overheidsorganisaties. Je kunt hierbij denken aan ministeries, gemeenten en onderwijsinstellingen. De private sector bestaat uit commerciële bedrijven, zij die een winstoogmerk hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan retail, financiële, productie- en mkb-bedrijven.
Een inkoper in het bedrijfsleven heeft een commerciële focus (bijvoorbeeld kostenreductie), waar de publieke inkoper meer bewust moet zijn van de politieke en bestuurlijke besluitvorming in die sector (bijvoorbeeld duurzaamheid en social return). Daarnaast moet jij je als inkoper in de publieke sector houden aan de Europese Aanbestedingswet. De Aanbestedingswet geldt voor alle publieke organisaties in Nederland en is een wet die de aanbestedingsprocedures in Nederland voorschrijft. Alle publieke organisaties in Nederland zijn aanbestedingsplichtig. Deze aanbestedingsplicht geldt niet voor private organisaties. Binnen deze sector worden aanbestedingen vaak tenders genoemd.
Ook binnen de publieke of private sector zitten grote verschillen tussen organisaties, de ene organisatie is simpelweg de andere niet. Alle organisaties hebben een andere cultuur en andere regels en gebruiken. Ga je bijvoorbeeld werken bij een hogeschool dan hebben ze daar een andere werkwijze en andere belangen dan bij het ministerie van Defensie, ook al moeten beide partijen zich houden aan de Europese Aanbestedingswet. Hetzelfde geldt voor organisaties in de private sector. Er zit een groot verschil tussen de inkoopafdelingen van een bedrijf als Heineken en bijvoorbeeld een kleinere organisatie in de technische branche.
Het doel van de Aanbestedingswet is tweeledig, aan de ene kant wil men concurrentie tussen de aanbieders stimuleren en aan de andere kant krijgen alle geïnteresseerde partijen zo een gelijke, eerlijke kans om de opdracht te verkrijgen.
Arjan van Weele is de eerste inkoophoogleraar van Nederland en tevens adviseur voor vele grote internationale ondernemingen op het gebied van inkoop-, leveranciers-, en contractmanagement. Als je het inkoopvak inhoudelijk induikt, kom je veel boeken, theorieën en modellen van Van Weele tegen.
Zo heeft Van Weele in 1988 in een model onderscheid gemaakt tussen strategische, tactische en operationele inkoop. Kort beschreven benaderd hij de verschillende rollen als volgt:
Als inkoper heb je de kans toegevoegde waarde te creëren. Zo kun je voor het bedrijf of de organisatie waar jij werkzaam bent een bijdrage leveren aan het innoveren van producten, de mate van duurzaamheid vergroten, toeleveringsrisico’s verkleinen of het bedrijfsresultaat verbeteren.
Het inkoopvak is constant in ontwikkeling en gaat mee met de trends en ontwikkelingen van dat moment. Digitalisering staat momenteel bijvoorbeeld hoog op de inkoopagenda, maar ook het inspelen op de schaarste van bepaalde grondstoffen of het op de markt komen van nieuwe, duurzamere producten.
Een goede inkoper heeft niet een bepaald palet aan competenties. Wel zijn er een aantal aspecten aan het vakgebied waar je sowieso mee te maken krijgt. Een inkoper is een echte spin in het web en moet veel zaken tegelijk kunnen regelen en coördineren. Eigenlijk is een inkoper niet alleen een inkoper, maar ook een onderhandelaar, een teamplayer, een nieuwsgierig aagje, een waakhond én een strateeg.
De inkoper adviseert de interne klant, onderhandelt en houdt contact met leveranciers en wil constant op de hoogte zijn van nieuwe producten en trends en ontwikkelingen in de branche. Ook moet een inkoper snel handelen als er door bijvoorbeeld een vertraagde levertijd een kink in de kabel komt. Dit allemaal terwijl er overzicht wordt gehouden op het gehele inkoopproces en rekening wordt gehouden met de organisatiedoelstellingen.
In2Talent – Hoofdkantoor
Prinses Beatrixlaan 5
2595 AK Den Haag
T. +31 (0)70 302 90 40
E. info@in2talent.nl
Samen bereik je meer
