Dagelijks zijn onze In2Talenters op hun opdracht bezig met het inkopen van allerlei verschillende materialen. Maar vaak komt deze vaardigheid ook buiten werktijd van pas! In2Talenter Lisa vertelt over hoe ze haar inkoopervaring toepaste tijdens haar verbouwing.
Heb je ooit iets gedaan wat volledig buiten je comfortzone lag, maar de kans zo goed was dat je het gewoon moest doen? Dat overkwam mij toen ik een klushuis binnenstapte en meteen wist dat ik het huis samen met mijn vriend moest hebben. Samen hebben we het gekocht waar we super blij mee zijn, ondanks dat zo’n project totaal niet op onze planning stond. Ik had nog nooit een huis verbouwd en eerlijk gezegd, ik ben zo onhandig dat ik regelmatig tegen deuren aanloop. Bovendien had ik geen vier maanden vrij om me volledig op de verbouwing te storten. Maar toen die kans zich voordeed, voelde alles goed. Het huis bood zoveel potentie dus, we gingen ervoor.
Hoewel ik geen ervaring had met klussen, kon ik terugvallen op vijf jaar inkoopervaring bij In2Talent, opgedaan in verschillende branches en functies. Die ervaring bleek van toegevoegde waarde tijdens de verbouwing. Zo heb ik onder andere gewerkt aan bouwprojecten, spendanalyses uitgevoerd, onderhandeld met leveranciers, contractvoorwaarden onderhandeld en diverse inkopen gedaan.
Hoe ziet een eerste verbouwing er dan uit? Je krijgt de sleutel en organiseert een ‘betonparty’. Familie en vrienden die al eerder een huis hebben gekocht, komen kijken. De reacties waren divers: Van “Wat een geweldig huis!” tot “Jeetje, jullie moeten nog zoveel doen!” Gelukkig had ik dankzij mijn inkoopervaring al wat handvatten om mee aan de slag te gaan. Het huis moest compleet worden gerenoveerd: nieuwe elektra, nieuwe leidingen, een nieuwe badkamer en keuken en zelfs een muur moest eruit. Allereerst schakelden we een deskundige in, iemand met veel ervaring in huisrenovaties, om de werkzaamheden en de volgorde in kaart te brengen.
Handen uit de mouwen
Nu had ik een overzicht van wat er moest gebeuren, maar wat zou dat allemaal gaan kosten? Ik begon met het opvragen van prijsindicaties bij verschillende bedrijven en zocht naar vergelijkbare projecten om een budget op te stellen. Vervolgens maakte we keuzes: wat nemen we nu mee in de scope en wat kunnen we later aanpakken? Na wat gepuzzel was de begroting klaar en kon ik offertes aanvragen.
Het opstellen van offertes was niet zo eenvoudig. Naar een elektricien stappen met de boodschap “ik wil nieuwe elektra” is niet erg specifiek. Elektra is een vak apart en mijn inhoudelijke kennis schoot hierin tekort. Samen met een expert bracht ik daarom de volledige scope van de elektra in kaart. We gingen van een niet zo concrete vraag voor stroomvoorziening naar een duidelijk gespecificeerde opdracht. Zo kon ik een precieze offerteaanvraag bij de elektriciens neerleggen. Daarnaast vroeg ik bij verschillende partijen offertes op voor loodgieterswerk, vloerverwarming en airconditioning. Het vergelijken van offertes is altijd verstandig, zodat je een goede keuze kunt maken.
Vergelijken, vergelijken, vergelijken
Om kosten te besparen, bezochten we verschillende badkamerzaken. Door de producten goed te vergelijken, kochten we onze spullen bij diverse winkels tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. Hiervoor maakte ik een gedetailleerde Excel-sheet, een vaardigheid die ik tijdens mijn inkoopwerk als Category Manager had opgedaan, om prijzen te vergelijken.
Daarna konden we de offertes en de bijbehorende voorwaarden doornemen en vergelijken. Dankzij mijn ervaring kon ik de juridische teksten doorgronden en inschatten welke voorwaarden impact hadden en wat ik wel of niet kon accepteren. Ik onderhandelde ook over betalingscondities en wist nog wat korting te regelen. De functie als Category Manager waarin ik spendanalyses maakte, kwam nu ook goed van pas. Door middel van ingewikkelde formules koppelde ik de uitgaven aan de begroting. Zo kon ik precies zien wanneer ik binnen het budget bleef, waar nog ruimte was en waar ik mogelijk over het budget zou gaan. Dit gaf me een helder overzicht van de uitgaven en hoeveel ruimte er nog was.
Een geslaagde verbouwing
Samenvattend, welke inkoop- en contractmanagementervaring heeft mij nu het meest geholpen? Het was een combinatie van alles: de verschillende functies en rollen die ik heb vervuld, zoals het contractmanagement en de inkoopprocessen. Van het opstellen van offerteaanvragen tot het inkopen van producten, zelfs als ik geen ervaring of kennis van het product had. Het overzicht bewaren, schakelen met diverse leveranciers, voorwaarden lezen, onderhandelen, de juiste prijs-kwaliteitverhouding vinden—alles kwam samen in deze verbouwing.
Wil jij ook meer leren over inkoop en contractmanagement, zodat je ooit deze vaardigheden kunt toepassen op real-life situaties zoals een verbouwing? Lees dan alles over In2Talent, inkoop en ons traineeship op onze website.
