Als ik op een verjaardag sta en vertel dat ik werk als inkoopconsultant bij de overheid, krijg ik meteen een vragende blik, gevolgd door een reeks vragen: “Wat koop je dan precies in?” en “Is dat alleen maar bestellen?” Ik leg dan uit dat ik niet direct de inkopen doe, maar de processen begeleid. Tijdens deze processen kan ik als inkoper direct waarde toevoegen. Maar hoe doet een inkoper dat precies? Ik, Lisa inkoopconsultant bij In2Talent, neem je mee in mijn werkzaamheden.
Een typische werkdag
Het is maandagochtend, en zodra ik het kantoor binnenkom, begroet ik mijn collega’s en start ik mijn laptop op. Voordat ik mijn mail bekijk, begin ik met het controleren van de statussen van mijn lopende inkooptrajecten. Welke acties moeten vandaag worden uitgevoerd? Zijn er nog herinneringen die ik moet versturen? En wat zijn de deadlines? Een inkooptraject is namelijk net als een project: het heeft een duidelijk begin- en eindpunt.
Hoewel ik zelf niets inkoop, begeleid ik mijn collega’s – ook wel de aanvragers – door het proces. Dit doen we volgens de Aanbestedingswet en het inkoopbeleid, zodat ze uiteindelijk de juiste producten of diensten ontvangen tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. Vandaag staat er een intakegesprek gepland, en in de middag heb ik een consensusoverleg (hier later meer over 😉).
Nu ik mijn taken voor de dag helder heb, open ik mijn mailbox. Ik zie dat er een paar vragen van leveranciers zijn binnengekomen en dat ik drie nieuwe offertes heb ontvangen. Voordat ik daarmee aan de slag ga, bereid ik me voor op het intakegesprek. Samen met de aanvrager ga ik de inkoopbehoefte verkennen en bepalen welk proces het beste past. Mijn toegevoegde waarde in dit gesprek is dat ik door het stellen van de juiste vragen scherp krijg wat de aanvrager écht nodig heeft. Wanneer is hij of zij tevreden met het eindresultaat? Daarna leg ik het inkoopproces binnen de overheid uit en maak ik een duidelijk stappenplan.
Na het intakegesprek bekijk ik de vragen van de leveranciers in mijn mailbox en beantwoord ik de vragen over de contractvoorwaarden. Dit doe ik omdat ik de voorwaarden kan vertalen naar begrijpelijke taal, risico’s kan inschatten en toelichten, zodat de aanvrager een weloverwogen keuze kan maken. Vervolgens kijk ik naar de drie offertes die ik eerder heb ontvangen. Ik controleer of ze aan de gestelde eisen voldoen, of er geen extra voorwaarden zijn toegevoegd en of alle documenten compleet zijn. Gelukkig voldoen alle offertes, dus ik stuur ze samen met een beoordelingsformulier door naar de aanvrager, die ze vervolgens kan beoordelen.
Na de lunch staat een consensusoverleg op de planning. Dit overleg houdt in dat de betrokkenen eerst individueel hun beoordeling geven en daarna gezamenlijk tot een definitieve score komen. Als neutrale partij begeleid ik dit proces en zorg ik ervoor dat er een consensus wordt bereikt, waarbij ieders oordeel zorgvuldig wordt meegenomen.
Later in de middag ontvang ik het getekende contract terug dat ik vorige week naar een leverancier had gestuurd. Een mooie afronding van het traject! Ik stuur het contract door naar de aanvrager en daarmee is het inkoopproces succesvol afgesloten.
Zoals je ziet, draait het werk van een inkoper niet alleen om het plaatsen van bestellingen. Het is een veelzijdige functie waarin je dagelijks een breed scala aan verantwoordelijkheden hebt, van adviseren en controleren tot begeleiden en het waarborgen van een transparant proces.
